home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / pbaseiv.zip / P4SPR000.TIP < prev    next >
Text File  |  1991-12-16  |  4KB  |  97 lines
  1. I make heavy use of 1-2-3 and am surprised that few people
  2. take advantage of the AUTO123.WKx spreadsheet file, which if
  3. stored in the global default directory (type /WGDD; enter
  4. the drive letter, a colon, and the directory; and type UQ),
  5. loads automatically when you start 1-2-3. I use this
  6. worksheet as a file-retrieval menu [see figure below]. After
  7. loading 1-2-3, all I need to do is press an <Alt>-letter key
  8. combination to invoke the worksheet file of my choice.
  9.  
  10. Here's how this menu works: Column A contains easily changed
  11. parameters for the file-launching macros; column B
  12. identifies, in an easily readable form, the keystrokes
  13. needed to run the macros; column C describes what the macros
  14. do; column D names the macros for the benefit of 1-2-3's
  15. Range Name Label command; and column E contains the actual
  16. macro instructions.
  17.  
  18. Most of the macros don't use column A, but occasionally it
  19. comes in handy. Note, for instance, the File Server macro in
  20. row 7. Cell A7 contains the name of a file server
  21. subdirectory from which you might want to retrieve files. To
  22. open a file in the F:\ACCOUNTS subdirectory, for instance,
  23. you would merely change the A7 label to read ACCOUNTS, then
  24. press <Alt>-F. If A7 contains a number, the macro converts
  25. it to a string to make it a legal directory name.
  26.  
  27. Because I make frequent changes to this spreadsheet, I added
  28. a macro--invoked by <Alt-S>--that easily saves the file.
  29. This spreadsheet makes retrieving 1-2-3 files a breeze.
  30.  
  31. Jeff S. Hoffmann
  32. Savage, Minnesota
  33.  
  34. Editor's note: This simple idea can be extended to provide
  35. all sorts of useful start-up menus. For instance, you can
  36. use 1-2-3's date functions to create items for "this month's
  37. budget," "last week's report," and so forth, and the
  38. spreadsheet can automatically find the file that corresponds
  39. to the appropriate day, week, or month (I added cells A5..E5
  40. to demonstrate this technique). If you're creating the menu
  41. for other users, move the contents of columns D and E
  42. outside the visible portion of the worksheet to give the
  43. screen a more polished look.
  44.  
  45. The figure below illustrates how the screen looks when the
  46. menu is displayed, but doesn't show the formulae in their
  47. entirety; some of them are too long to be displayed fully
  48. on the screen. To get a complete copy of the worksheet,
  49. retrieve the file AUTO123.WK1 from the P4SPREAD directory on
  50. your PowerBase *.* Volume IV diskette, edit it, and save it
  51. with the appropriate extension for your version of the
  52. spreadsheet. Or, if you'd rather enter them by hand, the
  53. formulae from column E of the spreadsheet are listed below.
  54. (If you enter the formulae manually, remember to name the
  55. ranges. To do this, press /, select Range Name Label Right,
  56. enter the range D3..D11, and press <Enter>.) The macros
  57. listed reflect Mr. Hoffmann's drive and directory structure;
  58. you'll want to alter them to match yours. The possibilities
  59. are limited only by your imagination and macro-writing
  60. skills.
  61.  
  62.  
  63. Figure: AUTO123.WK1--or .WK3--offers you a menu of file-loading
  64. choices when you enter 1-2-3. The image below (you'll need
  65. to scroll the window horizontally to see all of it) shows
  66. how the menu looks on your screen rather than the complete
  67. formulae.
  68.  
  69.         A        B              C             D        E        F
  70. 1   Parm     Key      Function            Keycode  Macro
  71. 2   --------------------------------------------------------
  72. 3            ALT-A    Floppy A:           \A       /FR{ESC}{ESC}A:\~
  73. 4
  74. 5            ALT-B    Monthly Budget      \B       /FRC:\BUDGETS\91\7~
  75. 6
  76. 7   WORK     ALT-F    File Server         \F       /FR{ESC}{ESC}F:\WORK\~
  77. 8
  78. 9            ALT-P    Personal            \P       /FRPERSONAL\~
  79. 10
  80. 11           ALT-S    Save this menu      \S       /FS~R
  81. 12                    after changing
  82. 13
  83.  
  84. Complete Formulae for Column "E" of Spreadsheet
  85.  
  86. E3:  '/FR{ESC}{ESC}A:\~
  87. E5:  +"/FRC:\BUDGETS\"&@STRING(@YEAR(@NOW),0)&"\"&@STRING(@MONTH(@NOW),0)&"~"
  88. E7:  +"/FR{ESC}{ESC}F:\"&@IF(@ISNUMBER(A7)=1,@STRING(A7,0),A7)&"\~"
  89. E9:  '/FRPERSONAL\~
  90. E11: '/FS~R
  91.  
  92. Title: 1-2-3 Menu Magic
  93. Category: SPR
  94. Issue date: Oct 1991
  95. Editor: Brett Glass
  96. Supplementary files: P4SPREAD\AUTO123.WK1
  97.